Tudo bem?
Vai organizar algum evento? Hoje compartilho um dos projetos que coordenei, trata-se da FISP, maior evento sobre Segurança do Trabalho (ST) na América Latina. Junto com a CONECT, uma grande indústria do setor de ST, levamos à FISP um stand de 136m².
Para ter sucesso em um grande evento como Feiras, Convenções, Congressos e outros, não basta ser ou ter um bom Gestor, é preciso também ter o apoio de toda a equipe envolvida no projeto. Por falar em projeto, toda a organização dever ser compreendida como tal, um Projeto (com "P" maiúsculo mesmo), ou seja, com começo, meio e fim.
Alguns pontos importantes a serem considerados e que me nortearam no desenvolvimento deste e de outros eventos:
- Plano de Ação do evento: O que será feito? Por que será feito? Onde será feito? Quando? Como será feito? Quanto irá custar? Se você se lembrou do bom e velho método 5W2H, está certo. Responda a estas perguntas e encontrará respostas úteis para o "start" do Projeto;
- Agendamento de reuniões com a equipe envolvida e definição das atribuições e metas de cada um. Se falamos de metas, falamos também de prazos, e estes devem sempre ser respeitados para o bom andamento do Projeto;
- Definir um Checklist - Lista com todos os pontos a serem definidos e entregues, com seus respectivos prazos;
- Se precisar montar um stand ou espaço, definir a montadora/empresa que irá se responsabilizar por isso. É importante pesquisar por empresas com experiência no evento em questão;
Planta do stand da Conect na FISP 2012: 136m².
- A Logística é muito importante, principalmente se o evento for fora do Estado e mais ainda se for além das "terras tupiniquins". Contrate empresa de transporte para seus produtos, verifique serviços importantes para o evento como internet, telefonia, alimentação, etc. Organize a chegada de sua equipe ao local com reserva de hotel e passagens aéreas;
- Cuide para que sua equipe esteja alinhada e motivada. Em uma Feira de negócios, por exemplo, o atendimento de excelência pode ser o grande diferencial quando seus concorrentes estão mais próximos do que nunca;
- Planeje-se para registrar os visitantes do seu evento, eles podem ser clientes potenciais.
Encontro com fornecedores da empresa durante o evento.
Estes são apenas alguns pontos que usei junto com a equipe neste Projeto, mas lembre-se, cada Projeto exige um Plano de Ação diferente.
Gostou, tem algum ponto a acrescentar? Deixe sua mensagem e compartilhe com seus amigos e equipe.
Um grande abraço e até a próxima.
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*Texto de autoria de Rodrigo Silva. Todos os diretos estão reservados ao autor.
